Como organizar um escritório modular: postos, reuniões e percursos diários
Um escritório modular tem de permitir trabalhar, falar, receber e arquivar sem que cada atividade atrapalhe as outras. Contar secretárias não chega: em poucos metros quadrados contam as cadeiras ocupadas, as portas abertas, as tomadas e a posição das janelas. Este método parte das situações diárias e transforma-as numa planta verificável.

A resposta curta
Liste as atividades que acontecem ao mesmo tempo (chamadas, reuniões, trabalho concentrado, atendimento) e separe as que se incomodam. Desenhe os móveis com as cadeiras ocupadas e as portas abertas, não fechados. Alinhe tomadas, rede, iluminação e climatização com a posição das secretárias antes da produção dos módulos: mudá-las depois custa mais. Lembre-se de que um escritório é um local de trabalho: a Portaria n.º 987/93 fixa as prescrições mínimas de segurança e saúde a respeitar.

Teste os percursos na planta à escala antes de confirmar.


Atividades simultâneas
Para cada período do dia, anote quem está presente e o que faz. Duas pessoas ao telefone na mesma sala incomodam-se; uma reunião ao lado de um posto de concentração também. Esta lista diz se são precisas salas separadas, uma sala de reuniões, uma zona de atendimento ou apenas outra organização dos horários.


Atividade | Pessoas | Compatível com | A separar de
Trabalho concentrado |  | Arquivo | Chamadas, reuniões
Chamadas e videochamadas |  | Atendimento breve | Trabalho concentrado
Reuniões |  | Sala própria | Postos de trabalho
Atendimento de clientes |  | Entrada | Arquivo confidencial

Móveis abertos e cadeiras ocupadas
Na planta, desenhe as cadeiras recuadas como quando alguém se levanta, as portas dos armários abertas, as gavetas puxadas. Um espaço que parece suficiente com os móveis fechados pode tornar-se impraticável quando todos trabalham. Confirme que cada posto tem uma saída livre e que a passagem principal não atravessa as zonas de trabalho.


Instalações alinhadas com o mobiliário
Nos módulos, tomadas, pontos de rede, luzes e unidades de climatização definem-se em fábrica ou no acabamento interior. A Portakabin descreve os seus serviços de projeto e acabamento: use-os para posicionar as instalações segundo a planta do mobiliário, e não o contrário. Anote também a posição das janelas: um ecrã em contraluz ou uma unidade de climatização a soprar sobre um posto são defeitos difíceis de corrigir depois.


Objetos segundo a frequência de uso
Coloque perto dos postos o que se usa todos os dias e num arquivo o que se consulta raramente. Uma impressora partilhada num canto afastado gera passagens constantes em frente às secretárias. Preveja onde chegam encomendas e correio e onde ficam casacos e guarda-chuvas num escritório sem corredor.


Limites deste guia
A disposição proposta trata do uso diário; não substitui as regras dos locais de trabalho, a avaliação de riscos nem as exigências de segurança contra incêndio, que dependem da atividade e do número de pessoas. Peça ao responsável pela segurança que verifique a planta final antes de encomendar móveis e instalações.


Erros a evitar

• Contar secretárias sem desenhar cadeiras ocupadas e portas abertas.
• Pôr chamadas e trabalho concentrado no mesmo espaço.
• Deixar as tomadas decidir onde ficam as secretárias, em vez do contrário.
• Ignorar a posição das janelas em relação aos ecrãs.
• Esquecer onde ficam casacos, correio e entregas.

Testar os percursos e manter flexibilidade
Simule um dia na planta: chegada, chamada, reunião, visita, pausa, saída. Onde os percursos se cruzam muitas vezes, mude um móvel ou uma porta. Os módulos permitem acrescentar ou reconfigurar espaços: pergunte ao fornecedor que paredes se podem mover e que alterações exigem intervenção nas instalações, para que o escritório possa crescer com a atividade.


Para ter à mão
□ Listar as atividades simultâneas.
□ Separar as atividades que se incomodam.
□ Desenhar cadeiras ocupadas e portas abertas.
□ Alinhar tomadas, rede e luzes com o mobiliário.
□ Verificar janelas e climatização face aos postos.
□ Colocar os objetos segundo a frequência de uso.
□ Simular um dia na planta.

Quantos metros quadrados são precisos por posto?
Depende do mobiliário, das atividades e dos requisitos aplicáveis: desenhe os postos com cadeiras ocupadas e passagens e confirme os requisitos dos locais de trabalho com o técnico de segurança.

Podem mudar-se as tomadas depois da entrega?
Muitas vezes sim, mas com custos e tempo: é melhor defini-las na planta do mobiliário antes do acabamento.

Um escritório modular é um local de trabalho?
Sim: aplicam-se as prescrições mínimas de segurança e saúde nos locais de trabalho da Portaria n.º 987/93.

Um escritório modular pode crescer?
Muitas vezes sim, com módulos extra ou paredes deslocadas: pergunte ao fornecedor que alterações estão previstas e o que implicam para as instalações.

Fontes e referências
Diário da República — Portaria n.º 987/93, de 6 de outubro (prescrições mínimas de segurança e saúde nos locais de trabalho) — https://diariodarepublica.pt/dr/detalhe/portaria/987-1993-644973
Portakabin — Os nossos serviços (em inglês) — https://www.portakabin.com/gb-en/how-we-work/our-services/
Portakabin — Guia de preparação do terreno para edifícios modulares (em inglês) — https://www.portakabin.com/gb-en/news-and-events/insights/modular-building-construction-site-preparation-guide/