Como organizar um escritório modular: postos, reuniões e percursos diários

Atividades simultâneas

Para cada período do dia, anote quem está presente e o que faz. Duas pessoas ao telefone na mesma sala incomodam-se; uma reunião ao lado de um posto de concentração também. Esta lista diz se são precisas salas separadas, uma sala de reuniões, uma zona de atendimento ou apenas outra organização dos horários.

Móveis abertos e cadeiras ocupadas

Na planta, desenhe as cadeiras recuadas como quando alguém se levanta, as portas dos armários abertas, as gavetas puxadas. Um espaço que parece suficiente com os móveis fechados pode tornar-se impraticável quando todos trabalham. Confirme que cada posto tem uma saída livre e que a passagem principal não atravessa as zonas de trabalho.

Instalações alinhadas com o mobiliário

Nos módulos, tomadas, pontos de rede, luzes e unidades de climatização definem-se em fábrica ou no acabamento interior. A Portakabin descreve os seus serviços de projeto e acabamento: use-os para posicionar as instalações segundo a planta do mobiliário, e não o contrário. Anote também a posição das janelas: um ecrã em contraluz ou uma unidade de climatização a soprar sobre um posto são defeitos difíceis de corrigir depois.

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Objetos segundo a frequência de uso

Coloque perto dos postos o que se usa todos os dias e num arquivo o que se consulta raramente. Uma impressora partilhada num canto afastado gera passagens constantes em frente às secretárias. Preveja onde chegam encomendas e correio e onde ficam casacos e guarda-chuvas num escritório sem corredor.

Limites deste guia

A disposição proposta trata do uso diário; não substitui as regras dos locais de trabalho, a avaliação de riscos nem as exigências de segurança contra incêndio, que dependem da atividade e do número de pessoas. Peça ao responsável pela segurança que verifique a planta final antes de encomendar móveis e instalações.

Erros a evitar

• Contar secretárias sem desenhar cadeiras ocupadas e portas abertas.
• Pôr chamadas e trabalho concentrado no mesmo espaço.
• Deixar as tomadas decidir onde ficam as secretárias, em vez do contrário.
• Ignorar a posição das janelas em relação aos ecrãs.
• Esquecer onde ficam casacos, correio e entregas.

Testar os percursos e manter flexibilidade

Simule um dia na planta: chegada, chamada, reunião, visita, pausa, saída. Onde os percursos se cruzam muitas vezes, mude um móvel ou uma porta. Os módulos permitem acrescentar ou reconfigurar espaços: pergunte ao fornecedor que paredes se podem mover e que alterações exigem intervenção nas instalações, para que o escritório possa crescer com a atividade.

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